Seit heute ist Lucar im regulären Betrieb. Die Open Beta ist gestern zu Ende gegangen. Im August habe ich hier geschrieben, dass die Beta kein Probelauf für ein unfertiges System ist, sondern die Phase, in der wir ein nutzbares Produkt gemeinsam mit Praxen verbessern.
Acht Wochen später wollen wir erzählen, wie das gelaufen ist. Was haben die Praxen zurückgemeldet? Was hat sich dadurch verändert? Und warum sind wir überzeugt, dass Lucar jetzt bereit ist?
Wie die Zusammenarbeit lief
In der Beta waren Osteopathinnen und Osteopathen, Heilpraktikerinnen und Heilpraktiker dabei, in Einzelpraxen ebenso wie in Praxen mit mehreren Behandelnden. Manche haben sich erst einmal umgesehen. Andere haben ihren Praxisalltag auf Lucar umgestellt.
Die Rückmeldungen kamen über die Feedback-Funktion in Lucar, per E-Mail und im persönlichen Gespräch. Jede davon haben wir gelesen und eingeordnet. Viele Fehler waren innerhalb weniger Tage behoben. Bei größeren Wünschen haben wir nachgefragt, wie der Ablauf in der Praxis tatsächlich aussieht, bevor wir etwas gebaut haben.
„Lucar hat für mich mit Abstand die beste Aufmachung und Usability. Umso cooler finde ich es, dass ihr in der Beta-Phase so nah an den Nutzern seid und mein Feedback so extrem schnell umgesetzt habt.“
— Bene, Heilpraktiker aus Köln (well-bene.de)
Am Ende einer Feedback-Runde haben wir zusammengefasst, was umgesetzt wurde, was nicht, und warum. Nicht jeder Wunsch landet in der Software. Eine eigene Verlaufsübersicht für Messwerte haben wir zum Beispiel bewusst nicht gebaut, weil diese Werte in der Anamnese besser aufgehoben sind. Auch ein klares Nein ist eine Antwort, mit der eine Praxis planen kann.
Seit dem Start der Open Beta sind so zahlreiche Änderungen in Lucar eingeflossen. Ein großer Teil davon geht direkt auf eine konkrete Situation aus einer Praxis zurück.
Was sich in Lucar getan hat
Dokumentation
Die Behandlungsdokumentation ist schlanker geworden. Der Verlauf einer Patientin steht übersichtlich untereinander, und du dokumentierst wahlweise per Tastatur oder per Diktat. Die Strukturierung der Diktate haben wir grundlegend überarbeitet, damit sie verlässlicher in den richtigen Feldern landen.
Wichtige Hinweise wie Allergien oder Kontraindikationen kannst du jetzt als CAVE an der Patientenakte hinterlegen. Sie erscheinen bei jedem Termin gut sichtbar. Für Diagnosen ist der amtliche ICD-10-GM-Katalog hinterlegt. Den Patientenbogen mit Gesundheitsfragen schickst du zusammen mit dem Behandlungsvertrag, und Einwilligungen werden einzeln erteilt.
Kalender und Online-Buchung
Die Online-Buchung lässt sich heute sehr genau auf deine Praxis abstimmen. Du legst fest, zu welchen Zeiten eine Leistung buchbar ist, in welchem Takt Startzeiten angeboten werden und wie weit im Voraus gebucht werden kann. Puffer zwischen Terminen werden berücksichtigt, eine Stornofrist erscheint auf der Buchungsseite und in allen Mails. Leistungen, die nur du vergeben möchtest, bleiben im Buchungslink verborgen. Patientinnen können bei der Buchung eine kurze Nachricht hinterlassen.
Für Praxen, die Räume teilen, gibt es die Praxisverknüpfung. Eine eingemietete Kollegin arbeitet mit eigenem Konto, eigener Kartei und eigenem Rechnungskreis. Gleichzeitig erscheint sie im Buchungstool der Praxis genau zu den Zeiten, in denen sie dort behandelt.
Abrechnung und Finanzen
Die GebüH-Vorbelegung haben wir Ziffer für Ziffer gegen die maßgebliche Fassung des Gebührenverzeichnisses geprüft. Rechnungen für ausschließlich steuerfreie Heilbehandlungen haben ein kompaktes Layout bekommen, und auch die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG wird unterstützt. Zahlungen erfasst du mit Zahlungsart und Datum. Eine bereits bezahlte Rechnung lässt sich sauber berichtigen, ohne dass Zahlung und Buchung auseinanderlaufen.
Neu ist das Finanzbuch. Dort hängst du Belege direkt an die Buchungen und exportierst alles gesammelt für deine Steuerberatung. Offene Forderungen übergibst du bei Bedarf als vollständiges Paket an ein Inkassobüro.
Umstieg aus einer anderen Software
Wer wechselt, möchte die eigene Vergangenheit mitnehmen. Für Praxen, die aus Lemniscus oder Billfox kommen, gibt es deshalb eine begleitete Datenübernahme. Bei Lemniscus gehören dazu die vollständige Terminhistorie, Rechnungen und die Behandlungsdokumentation als Text. Bevor etwas übernommen wird, siehst du eine Vorschau und gibst sie selbst frei.
Fertige Importwege gibt es bisher für diese beiden Programme. Arbeitest du mit einer anderen Software, wählst du unter Einstellungen → Import den Punkt „Meine Software ist nicht dabei“. Dort reichst du einen Export deiner bisherigen Software zur Prüfung ein. Die Datei selbst wird dabei nicht gespeichert, wir sehen nur ihren technischen Aufbau. Davon ausgehend prüfen wir, ob und wie wir einen Import für deine Praxis vorbereiten können.
Unterwegs und sicher
Kalender, Termine und Rechnungen funktionieren auf dem Smartphone und dem iPad deutlich besser als im August. Für dein Konto kannst du eine Zwei-Faktor-Anmeldung einschalten. Zugriffsrechte und öffentliche Links haben wir gezielt überprüft und nachgeschärft. Die Zustimmung zur Auftragsverarbeitung wird mit der jeweiligen Fassung nachvollziehbar gespeichert.
Was wir bewusst weggelassen haben
Reife zeigt sich nicht nur in neuen Funktionen. Sie zeigt sich auch darin, was man wieder herausnimmt.
Eine Zeit lang hat Lucar passende GebüH-Ziffern per KI vorgeschlagen. Im Praxisalltag waren diese Vorschläge nicht verlässlich genug, also haben wir sie wieder entfernt. Heute kommen Ziffern aus der geprüften GebüH und Diagnosen aus einer Suche im amtlichen ICD-10-GM. Das Diktat bleibt eine Hilfe beim Dokumentieren. Es stellt keine Diagnose und trifft keine Behandlungsentscheidung.
Warum Lucar jetzt bereit ist
Ich arbeite selbst jeden Tag mit Lucar in meiner Osteopathiepraxis. Das allein wäre aber noch kein Beleg. Überzeugt hat uns, dass Lucar in sehr unterschiedlichen Praxen funktioniert: bei der Einzelbehandlerin, die Lucar allein betreibt, ebenso wie in der Gemeinschaftspraxis mit Raummiete, bei der Heilpraktikerin wie beim Osteopathen, mit Online-Buchung oder ganz ohne.
„Ich bin wirklich mega zufrieden und finde dieses Programm unfassbar gut. Was mir im Alltag den meisten Aufwand erspart, sind definitiv die Abrechnung und die Dokumentation.“
— Lisa Dolzer, Osteopathin in Metzingen (osteopathie-dolzer.de)
„Mir erleichtert die gesamte cleane Optik und die intuitive Handhabung und Anordnung der einzelnen Elemente den Alltag.“
— Carolin König, Privatpraxis für manuelle Therapie in Pfullingen (privatpraxis-pfullingen.de)
Die Rückmeldungen haben sich in diesen Wochen verändert. Am Anfang ging es um Fehler und fehlende Grundfunktionen. Zuletzt ging es um Feinheiten: die Reihenfolge von Leistungen, einen Startzeitentakt von 15 Minuten, die Formulierung einer Erinnerungsmail. Für uns ist das das deutlichste Zeichen, dass das Fundament trägt.
Wie es weitergeht
An der Arbeitsweise ändert sich nichts. Rückmeldungen landen weiterhin direkt bei uns und fließen weiter in die Entwicklung ein. Auf der Liste stehen unter anderem ein frei gestaltbarer Rechnungskopf, Preisprofile etwa für Beihilfe und Selbstzahler sowie die E-Rechnung.
Die ersten 7 Tage sind kostenlos, ohne Zahlungsmittel. Ein kostenpflichtiges Abo entsteht nur durch deine ausdrückliche Tarifwahl; wählst du während der Probezeit, beginnt die Abrechnung erst danach.
Die Preisübersicht zeigt alle Tarife. In den häufigen Fragen findest du Antworten zu Einrichtung, Datenschutz und Datenübernahme. Wenn du vorher sprechen möchtest, schreib uns an hello@lucar.app.
Danke an alle Praxen, die Lucar in der Beta begleitet haben. Ihr habt die Software spürbar besser gemacht.