Rechnungen und Zahlungen in lucar

Preise und Leistungsketten

lucar rechnet nach dem Gebührenverzeichnis für Heilpraktiker (GebüH) ab; alle 147 Ziffern sind hinterlegt, deine Preise legst du einmal fest. Leistungen, die du oft zusammen abrechnest, speicherst du als Leistungskette:

• Eine Kette gilt für Ersttermine, Folgetermine oder beide, und eine davon legst du als Standard fest.
• Positionen, Reihenfolge und Preise bearbeitest du jederzeit. Bestehende Rechnungen ändern sich dadurch nicht.
• Eine Beispielrechnung aus dem öffentlichen GebüH-Rechner übernimmst du nach der Registrierung als eigene Kette.

Eine Rechnung erstellen

Die Rechnung entsteht aus dem dokumentierten Termin: Diagnosen mit ICD-10 sind schon da, zur markierten Körperregion schlägt lucar eine passende Leistungskette vor, und du übernimmst sie, wählst eine eigene oder setzt Einzelziffern. Beim Abschluss hältst du die Zahlungsart fest. Das Rechnungs-PDF enthält Ziffer, Faktor und die Aufteilung in umsatzsteuerfreie Heilbehandlungen und umsatzsteuerpflichtige Leistungen.

• Sammelrechnung: Mehrere Termine rechnest du auf einer Rechnung ab, jeder Termin mit seiner eigenen Kette und seinem Datum.
• Serien: Termine einer Serie lassen sich in Teilen abrechnen, erst einige, später der Rest. Bereits abgerechnete Termine sind gekennzeichnet.
• Schutz vor doppelter Abrechnung: Einen schon abgerechneten Termin rechnet lucar nicht versehentlich ein zweites Mal ab. Eine bewusste Zusatzrechnung ist trotzdem möglich.
• Terminausfall: Einen nicht wahrgenommenen Termin rechnest du mit der Position Ausfallhonorar ab, getrennt von den GebüH-Leistungen.

Wie der Ablauf für Osteopath:innen von der Body-Map bis zur Rechnung aussieht, steht unter Abrechnung für Osteopathie.

Aussehen, Nummern und Texte

• Logo, Schriftart, Schriftgröße und Schriftfarbe mit Live-Vorschau
• Rechnungsnummern mit eigenem Präfix; wer von einer anderen Software kommt, setzt bei seiner letzten Nummer fort
• Zahlungsziel, von sofort fällig bis zu einer festen Zahl von Tagen
• Textbausteine für die Rechnung, getrennt für offene und bezahlte Rechnungen, für Kinder und für Terminausfälle
• auf Wunsch ein SEPA-QR-Code am Fuß der Rechnung, mit dem Patient:innen per Banking-App überweisen, sofern IBAN und BIC hinterlegt sind

Welche Angaben auf eine Rechnung für die Kassenerstattung gehören, erklärt der Ratgeber Rechnung für die Kassenerstattung.

Die Rechnungsübersicht

Oben steht der offene Betrag. Darunter filterst du nach offen, erinnert, bezahlt, storniert und Forderungsausfall, suchst nach Name oder Rechnungsnummer und siehst überfällige Rechnungen gesammelt. Termine, die noch nicht abgerechnet sind, stehen in einer eigenen Liste, damit keiner vergessen wird.

Rechnungen gehen per E-Mail direkt aus lucar raus. Wann eine Rechnung verschickt wurde, steht in ihrer Historie; eine interne Notiz hältst du an der Rechnung fest.

Zahlungen erfassen und abgleichen

• Bezahlt markieren: mit Zahlungsdatum und Zahlungsart, einzeln oder für mehrere Rechnungen auf einmal.
• Teilzahlungen: Der offene Rest bleibt stehen, jede Zahlung erscheint in der Zahlungshistorie der Rechnung.
• Kontoauszug abgleichen: Du lädst deinen Kontoauszug als CSV oder MT940 hoch, und lucar ordnet Zahlungen über Rechnungsnummer im Verwendungszweck oder Name und Betrag den offenen Rechnungen zu. Du bestätigst, was passt. Eine direkte Verbindung zur Bank gibt es nicht.
• Zahlung korrigieren: Eine irrtümlich erfasste Zahlung nimmst du zurück; das ausgegebene Rechnungs-PDF bleibt dabei unverändert.

Zahlungserinnerungen in drei Stufen

Ist eine Rechnung überfällig, bereitest du eine Zahlungserinnerung vor und schickst sie per E-Mail. Es gibt bis zu drei Stufen, und für jede legst du eine eigene Nachfrist fest. Mehrere überfällige Rechnungen erinnerst du auf einmal; jede bekommt dabei die Nachfrist ihrer nächsten Stufe.

Bleibt eine Rechnung dauerhaft unbezahlt, legst du sie als Forderungsausfall ad acta. Für die Übergabe an ein Inkassobüro lädst du eine Liste der Schuldnerdaten als CSV herunter; das Inkasso selbst übernimmt lucar nicht.

Storno und Korrektur statt Überschreiben

Eine verschickte Rechnung wird nie einfach überschrieben. Stattdessen gibt es drei Wege, jeweils mit einem Grund, der festgehalten wird:

• Rechnung berichtigen: lucar erstellt eine Stornorechnung und eine Korrekturrechnung. Beide Belege bleiben aus Nachweisgründen dauerhaft sichtbar, und die abgerechneten Termine bleiben zugeordnet.
• Ersatzlos stornieren: für Fehl- oder Testrechnungen. Eine vorhandene Buchung wird nachvollziehbar neutralisiert, und die Termine sind wieder abrechenbar.
• Rückzahlung: Wurde eine stornierte Rechnung schon bezahlt, erfasst du die Rückzahlung mit Datum und Zahlungsart, sobald sie tatsächlich erfolgt ist.

Kassenbuch, Finanzbuch und DATEV-Export

Ist das Finanzbuch aktiv, bucht lucar Zahlungen automatisch mit: bar und Karte ins Kassenbuch, Überweisung und PayPal ins Bankbuch, jeweils mit SKR03-Konto, auch für steuerfreie Heilbehandlungen nach § 4 Nr. 14 UStG. Eigene Einträge ergänzt du von Hand. Falsche Einträge werden storniert, nicht gelöscht, und die Belegnummern bleiben lückenlos.

Für die Steuerberatung exportierst du einen Zeitraum oder das ganze Jahr als DATEV-Buchungsstapel. Das Kassenbuch ist GoBD-orientiert aufgebaut; eine Steuerberatung ersetzt es nicht.