Rechnung für die Kassenerstattung: Pflichtangaben für Osteopathie und Heilpraktiker

Ob Patient:innen einen Teil der Behandlungskosten zurückbekommen, entscheidet sich oft an der Rechnung. Private Versicherung, Beihilfe und gesetzliche Kasse prüfen dieselben Grundangaben, stellen aber unterschiedliche Zusatzbedingungen. Dieser Ratgeber sammelt, was auf die Rechnung gehört, was die Kassen zusätzlich verlangen und woran Erstattungen typischerweise scheitern.

Was auf jede Rechnung gehört

Das Gebührenverzeichnis für Heilpraktiker (GebüH) nennt in seinen Allgemeinen Grundsätzen, was eine Rechnung „für den Zahlungspflichtigen, als auch für den möglichen Kostenträger übersichtlich und nachvollziehbar" macht:

• Vor- und Zuname sowie die vollständige Adresse der Patientin oder des Patienten
• die vollständige Diagnose, und zwar für alle behandelten Beschwerden, sodass sich ein erkennbarer Zusammenhang zu den Behandlungsmaßnahmen ergibt
• jede Einzelleistung mit ihrer GebüH-Ziffer
• jeden Einzelbetrag
• jeden Leistungskomplex mit seinem Datum

Dazu kommen die Angaben, ohne die niemand die Rechnung zuordnen kann: Name und Anschrift der Praxis, Rechnungsdatum und eine Rechnungsnummer. Viele Praxen ergänzen das Geburtsdatum der Patientin oder des Patienten, damit die Versicherung die Rechnung eindeutig zuordnen kann, bei Kindern besonders dann, wenn die Rechnung an die Eltern geht.

Die Diagnose wird in der Praxis meist als Klartext und zusätzlich als ICD-10-Code angegeben. Eine Rechnung ohne Diagnose kann eine Versicherung nicht auf medizinische Notwendigkeit prüfen.

Umsatzsteuer: Hinweis auf die Steuerbefreiung

Heilbehandlungen durch Heilpraktiker:innen sind nach § 4 Nr. 14 a UStG von der Umsatzsteuer befreit. Eine Pflicht, eine Rechnung auszustellen, ergibt sich aus dem Umsatzsteuergesetz für steuerfreie Heilbehandlungen nicht. Stellt die Praxis eine Rechnung aus, sollte sie den Hinweis auf die Steuerbefreiung enthalten, etwa „Steuerfreie Heilbehandlung nach § 4 Nr. 14 UStG" (vgl. § 14 Abs. 4 Nr. 8 UStG).

Steuerfrei ist nur, was einem therapeutischen Ziel dient. Leistungen ohne Heilbehandlungscharakter, zum Beispiel reine Präventions- oder Wellnessangebote, können umsatzsteuerpflichtig sein. Stehen beide Arten auf einer Rechnung, müssen sie getrennt ausgewiesen werden. Im Zweifel klärt das die Steuerberatung.

Was gesetzliche Kassen zusätzlich verlangen

Osteopathie ist keine Regelleistung der gesetzlichen Krankenversicherung. Viele Kassen zahlen einen Zuschuss als Satzungsleistung, jede zu eigenen Bedingungen. Die folgenden Punkte tauchen immer wieder auf:

• Ärztliche Bescheinigung vor Beginn der Behandlung. Die Techniker Krankenkasse verlangt, dass die Behandlung „durch eine Ärztin oder einen Arzt veranlasst und dies … vor Beginn der Behandlung schriftlich bescheinigt" wird. Eine Bescheinigung, die nach der ersten Sitzung ausgestellt wurde, reicht dann nicht.
• Qualifikation der behandelnden Person. Verlangt wird meist ein Nachweis über eine umfassende osteopathische Ausbildung und die Mitgliedschaft in einem Berufsverband der Osteopathen oder die Berechtigung dazu. Bei der TK gehört der Ausbildungsnachweis zu den Unterlagen, die mit der Rechnung eingereicht werden.
• Die Leistung muss als osteopathische Behandlung erkennbar sein. Mit den Ziffern aus Kapitel 35 des GebüH ist das gegeben.
• Begrenzungen. Zuschüsse gelten meist pro Sitzung und pro Kalenderjahr. Bei der TK sind es 40 € je Sitzung für bis zu drei Sitzungen im Jahr, höchstens die tatsächlichen Kosten (Stand März 2026).

Die Bedingungen ändern sich. Patient:innen sollten sie vor dem ersten Termin bei ihrer Kasse erfragen; das empfehlen auch die Berufsverbände.

Woran Erstattungen häufig scheitern

• Pauschale statt Einzelleistungen. „1 Stunde Osteopathie: 90 €" lässt sich keiner Ziffer zuordnen und nicht gegen Höchstbeträge prüfen.
• Diagnose fehlt oder passt nicht zu den Leistungen. Die Versicherung kann die medizinische Notwendigkeit nicht nachvollziehen.
• Ärztliche Bescheinigung zu spät oder zu allgemein. Wo eine Kasse sie verlangt, muss sie vor der ersten Sitzung ausgestellt sein und die osteopathische Behandlung erkennbar nennen.
• Beträge über dem Höchstsatz. Private Versicherung und Beihilfe kürzen auf ihre Grenzen. Die Beihilfe des Bundes erkennt für Kapitel 35 niedrigere Höchstbeträge an als das GebüH; wie groß die Lücke ist, zeigt die Beispielrechnung im Ratgeber Osteopathie abrechnen.
• Mehrere Termine ohne einzelne Daten. Eine Sammelrechnung muss jede Behandlung mit ihrem Datum ausweisen.