Aufbewahrungsfristen für Patientenakten und Rechnungen in der Heilpraktiker- und Osteopathiepraxis

In einer Praxis gelten zwei Arten von Fristen nebeneinander: die Frist für die Behandlungsakte aus dem Bürgerlichen Gesetzbuch und die steuerlichen Fristen für Rechnungen und Buchhaltung. Sie sind unterschiedlich lang, beginnen zu unterschiedlichen Zeitpunkten und wurden 2025 teilweise verkürzt. Dieser Ratgeber fasst zusammen, was heute gilt.

Dieser Ratgeber ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.

Die Fristen im Überblick

• Behandlungsakte: 10 Jahre nach Abschluss der Behandlung (§ 630f Abs. 3 BGB)
• Bücher und Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse: 10 Jahre (§ 147 Abs. 3 AO)
• Buchungsbelege: 8 Jahre (§ 147 Abs. 3 AO)
• Rechnungen, ausgestellte und erhaltene: 8 Jahre (§ 14b Abs. 1 UStG)
• Geschäftsbriefe und sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen: 6 Jahre (§ 147 Abs. 3 AO)

Die Fristen für Buchungsbelege und Rechnungen lagen bis Ende 2024 bei zehn Jahren. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat sie ab dem 1. Januar 2025 auf acht Jahre verkürzt, auch für ältere Unterlagen, deren Frist an diesem Tag noch lief. Die längere Frist für die Behandlungsakte bleibt davon unberührt; bevor Belege vernichtet werden, lohnt sich deshalb ein Blick, ob sie zugleich zur Akte gehören.

Die Behandlungsakte: zehn Jahre ab Behandlungsende

Nach § 630f Abs. 3 BGB ist die Behandlungsakte zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren, soweit andere Vorschriften keine abweichenden Fristen vorsehen. Die Frist läuft also nicht ab dem ersten Termin, sondern ab dem Ende der Behandlung. Kommt eine Patientin nach Jahren mit denselben Beschwerden wieder, empfiehlt es sich, die zusammenhängende Akte ab dem Ende der letzten Behandlung aufzubewahren.

Die Gesetzesbegründung weist darauf hin, dass die Frist im Einzelfall „auch weit über zehn Jahre hinausgehen" kann, etwa mit Blick auf Schadensersatzansprüche wegen Gesundheitsschäden, die nach § 199 Abs. 2 BGB erst nach 30 Jahren verjähren. Wer bei einer Behandlung mit späteren Folgen rechnet, bewahrt die Akte deshalb länger auf. Nach Ablauf der Frist entstehen aus einer vernichteten Akte keine beweisrechtlichen Nachteile mehr.

Zur Akte gehört alles, was dokumentiert wurde: Anamnese, Befunde, Diagnosen, Behandlungen, Aufklärungen und Einwilligungen, Arztbriefe. Was im Einzelnen hineingehört, erklärt der Ratgeber Dokumentationspflicht.

Rechnungen und Buchhaltung: ab Ende des Kalenderjahres

Die steuerlichen Fristen beginnen mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt, der Beleg entstanden oder die letzte Eintragung gemacht wurde (§ 147 Abs. 4 AO, § 14b Abs. 1 UStG). Eine Rechnung vom März 2026 muss also bis Ende 2034 aufbewahrt werden.

Die Pflicht nach § 14b UStG gilt auch für Praxen, deren Heilbehandlungen umsatzsteuerfrei sind: Sie trifft jeden Unternehmer. Solange Unterlagen für eine noch nicht abgeschlossene Steuerfestsetzung von Bedeutung sind, laufen die Fristen nicht ab (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).

Eine Rechnung ist oft beides. Eine Patientenrechnung enthält Diagnose und Leistungen und ist zugleich Buchungsbeleg. Liegt sie nur in der Buchhaltung, gilt die steuerliche Frist; als Teil der Behandlungsakte gilt die längere Frist nach § 630f BGB.

Elektronisch aufbewahren

Behandlungsakten dürfen elektronisch geführt und aufbewahrt werden. Für steuerliche Unterlagen verlangt § 147 Abs. 2 AO, dass sie während der ganzen Frist verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sind. Eine Datei, die nach sechs Jahren niemand mehr öffnen kann, erfüllt das nicht.

Nach Ablauf der Fristen sind personenbezogene Daten zu löschen, wenn es keinen anderen Grund zur Aufbewahrung gibt. Die Datenschutz-Grundverordnung erlaubt die Aufbewahrung, solange eine gesetzliche Pflicht dazu besteht (Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO).

Bei Praxisaufgabe und Softwarewechsel

Praxisaufgabe. Die Pflichten enden nicht mit der Praxis. Wer aufhört, muss Akten und Buchhaltung bis zum Fristende weiter aufbewahren, sicher und vor fremdem Zugriff geschützt. Soll eine Nachfolgepraxis die Akten übernehmen, geht das bei Gesundheitsdaten grundsätzlich nur mit Einwilligung der jeweiligen Patient:innen.

Softwarewechsel. Beim Wechsel bleiben die Fristen bestehen, egal in welchem Programm die Daten entstanden sind. Vor dem Kündigen der alten Software sollte ein vollständiger Export gesichert sein, in einem Format, das auch ohne das alte Programm lesbar ist. Was nicht in die neue Software übernommen wird, zum Beispiel alte PDF-Belege, muss die Praxis selbst aufbewahren. Für den Wechsel aus Lemniscus und Billfox gibt es eigene Seiten.