Der Terminkalender in lucar

Ansichten: Tag, Woche, Monat

Du wechselst zwischen Tag, einer Woche mit sieben Tagen und dem Monat. Termine sind farbig nach Behandler:in, sodass du in einer vollen Woche sofort siehst, wer wann arbeitet. Über die Seitenleiste blendest du einzelne Behandler:innen ein und aus.

• Aufteilen nach Raum: Der Kalender zeigt eine Spalte je Raum. So erkennst du auf einen Blick, welcher Behandlungsraum frei ist.
• Aufteilen nach Behandler:in: Im Tagesplan bekommt jede Behandler:in eine eigene Spalte.
• Arbeitszeiten: Deine hinterlegten Arbeitszeiten lassen sich im Kalender einblenden.
• Freie Slots: Die Seitenleiste zeigt die nächsten freien Termine der kommenden 14 Tage, passend zur gewählten Dauer. Das ist der schnelle Blick, wenn jemand am Telefon nach einem Termin fragt.

Auf dem Smartphone öffnet sich statt des Rasters eine Terminübersicht, die nur Tage mit Terminen zeigt.

Einen Termin anlegen

Ein Klick in einen freien Slot öffnet den neuen Termin. Du suchst die Patientin oder legst sie direkt dort neu an, wählst Leistung, Dauer zwischen 15 Minuten und acht Stunden, Raum und Standort.

Für die Nachricht an die Patientin gibt es zwei Wege:

• Termin direkt bestätigen: Die Patientin bekommt eine Bestätigung per E-Mail, mit einem Link, über den sie den Termin selbst absagen oder umbuchen kann.
• Erst als Terminvorschlag senden: Der Zeitraum bleibt für sie reserviert, und sie sagt über den Link in der E-Mail zu. Erinnerungen starten erst nach ihrer Zusage.

Für den Versand braucht die Patientin eine hinterlegte E-Mail-Adresse und die Praxis eine Adresse, die in der Nachricht steht.

Serientermine mit Vorschau

Für Behandlungen in festen Abständen setzt du beim Anlegen ein Häkchen bei „Wiederholen“, wählst den Abstand von einer bis vier Wochen und die Anzahl von 2 bis 52 Terminen.

Bevor etwas angelegt wird, zeigt lucar jeden einzelnen Termin der Serie in einer Liste. Ist an einem Tag der Raum oder die Behandler:in schon belegt, steht das direkt daneben. Tage, die nicht passen, etwa Feiertage oder dein Urlaub, wählst du einfach ab; angelegt werden nur die übrigen.

Verschieben und Umbuchen

Termine ziehst du mit der Maus an eine neue Stelle. Schon beim Ziehen zeigt der Kalender, ob am Ziel ein Konflikt besteht; beim Speichern prüft lucar das auf dem Server noch einmal.

Möchtest du die Patientin informieren, setzt du ein Häkchen: Sie bekommt eine Umbuchungsbestätigung, in der alter und neuer Termin stehen. Sagst du einen Termin ab, kann sie eine Absagebestätigung per E-Mail erhalten.

Warnungen bei Doppelbuchungen

Beim Anlegen prüft lucar drei Dinge und fragt nach, wenn etwas nicht passt:

• Der gewählte Raum ist zu dieser Zeit schon belegt.
• Die Behandler:in hat zu dieser Zeit bereits einen Termin.
• Die Behandler:in hat zu dieser Zeit keine Arbeitszeit hinterlegt.

lucar warnt, blockiert aber nicht. Manchmal ist ein kurzer Doppeltermin gewollt, und die Entscheidung bleibt bei dir.

Sperrzeiten, Urlaub und Abwesenheiten

Für Zeiten ohne Behandlung legst du einen Block an und wählst, worum es geht: Urlaub, Fortbildung, Krankheit, Privat oder ein allgemeiner Block. Ein Block kann einen einzelnen Zeitraum abdecken oder über mehrere Tage gehen, zum Beispiel eine Urlaubswoche.

Du legst fest, wofür die Sperre gilt:

• für die ganze Praxis, etwa an Brückentagen
• für eine bestimmte Behandler:in
• für einen bestimmten Raum, etwa während einer Renovierung

Schneller geht es direkt im Kalender: Ziehst du über mehrere freie Slots, entsteht ein Block über genau diese Zeit.

Automatische Terminerinnerungen

lucar erinnert Patient:innen per E-Mail an ihren Termin, in zwei Stufen, die du in den Buchungseinstellungen einzeln ein- und ausschaltest:

• eine erste Erinnerung einen, zwei oder drei Tage vorher
• eine zweite Erinnerung eine, zwei oder vier Stunden vorher

Die Texte der Erinnerungen passt du selbst an. Jede Erinnerung geht pro Termin nur einmal raus, auch wenn im Hintergrund etwas doppelt anläuft.

Google Calendar verbinden

Die Verbindung mit Google ist freiwillig und wird je Behandler:in eingerichtet. Ist sie aktiv, laufen Termine in beide Richtungen: Termine aus lucar erscheinen in deinem Google Calendar, und private Termine aus Google stehen im lucar-Kalender als Block. Diese Blöcke berücksichtigt auch die Online-Buchung, sodass niemand in deinen Zahnarzttermin hineinbucht.

Wie der Kalender mit dem Rest zusammenhängt

Der Kalender ist der Anfang des Ablaufs. Online gebuchte Termine landen direkt darin, aus dem Termin heraus dokumentierst du die Behandlung, und aus dem dokumentierten Termin entsteht die Rechnung. Mehrere Standorte mit eigenen Öffnungszeiten und Rollen für Admin, Therapeut:in und Empfang sind eingebaut.

Alle Funktionen im Überblick stehen unter Funktionen, was lucar kostet unter Preise.