Online-Terminbuchung für deine Praxis

So buchen Patient:innen

Die Buchung führt Schritt für Schritt durch:

1. Standort wählen, falls die Praxis mehrere hat
2. Behandlung wählen, mit Dauer, Preis und kurzer Beschreibung
3. Behandler:in wählen, wenn mehrere infrage kommen
4. Datum und freie Uhrzeit wählen
5. die eigenen Daten eingeben und den Termin buchen

Neben dem Formular sehen Patient:innen ihre Auswahl als Übersicht, auf Wunsch mit den Zahlungsarten der Praxis wie Karte, bar oder Überweisung und einem Link zur Adresse auf Google Maps.

Auf der eigenen Website

Jede Praxis bekommt einen öffentlichen Buchungslink, den du überall teilen kannst, etwa in der E-Mail-Signatur oder im Google-Unternehmensprofil. Auf deiner Website bindest du die Buchung mit einem kurzen Code als Fenster direkt in die Seite ein.

Aussehen und Anordnung wählst du aus mehreren Entwürfen und legst Breite und Primärfarbe fest, damit die Buchung zu deiner Website passt. Eine Vorschau zeigt sofort, wie es aussieht; erst wenn du übernimmst, gilt die neue Darstellung für alle eingebundenen Buchungsfenster.

Buchbare Leistungen

Welche Behandlungen online buchbar sind, legst du selbst fest, jeweils mit Dauer, Preis, einer kurzen Beschreibung, dem Standort und den Behandler:innen, die sie anbieten.

Eine Leistung muss nicht immer buchbar sein. Du kannst sie auf bestimmte Zeiten beschränken, zum Beispiel Erstbehandlungen nur am Vormittag. Diese Zeiten gleicht lucar zusätzlich mit den Zeiten der Praxis, des Standorts und der Behandler:in ab.

Welche Zeiten angeboten werden

Online buchbar ist nur, was wirklich frei ist. Dafür greifen mehrere Einstellungen:

• Öffnungszeiten je Wochentag und die Arbeitszeiten jeder Behandler:in. Wer keine Arbeitszeiten hinterlegt hat, ist nicht online buchbar.
• Zeitraster von 15, 30, 45 oder 60 Minuten für die angebotenen Startzeiten.
• Puffer zwischen Terminen von 0 bis 30 Minuten. Bei 60 Minuten Behandlung und 15 Minuten Puffer bietet lucar zum Beispiel 9:00, 10:15 und 11:30 an.
• Buchungsfenster: wie weit im Voraus gebucht werden kann, von einem bis zu zwölf Monaten.
• Belegte Zeiten aus dem lucar-Kalender, Sperrzeiten wie Urlaub und, wenn verbunden, private Termine aus dem Google Calendar.

Wie du Termine, Sperrzeiten und die Google-Verbindung im Kalender verwaltest, steht unter Terminkalender.

Termincluster gegen Lücken

Online-Buchungen verteilen sich gern über den Tag, und zwischen zwei Terminen bleiben Lücken, die niemand mehr bucht. Mit dem Termincluster verhinderst du das: Solange ein Tag noch leer ist, sind alle freien Zeiten buchbar. Sobald dort ein Termin steht, bietet lucar nur noch die direkt angrenzenden Zeiten an. Leere Tage bleiben offen, und volle Tage wachsen kompakt weiter.

Der Termincluster ist freiwillig und lässt sich jederzeit ein- und ausschalten.

Welche Daten abgefragt werden

Vor- und Nachname sowie Geschlecht fragt die Buchung immer ab. Für Geburtsdatum, E-Mail, Telefon, Adresse und Versicherung legst du je Feld fest, ob es ausgeblendet, freiwillig oder Pflicht ist. Ohne E-Mail-Adresse kann lucar allerdings keine Bestätigung und keine Erinnerung schicken.

Am Ende des Formulars kann ein freiwilliges Feld für eine Anmerkung zur Terminvereinbarung stehen. Es ist bewusst auf Organisatorisches beschränkt und weist darauf hin, keine Gesundheitsangaben zu machen; der Text fließt nicht in die Anamnese und nicht in die KI-Verarbeitung.

Bucht jemand, der schon Patient:in ist, ordnet lucar die Buchung der vorhandenen Akte zu. Ist die Person neu, entsteht mit der Buchung eine neue Akte.

Nach der Buchung

• Der Termin steht sofort im Kalender der Behandler:in.
• Die Praxis bekommt eine Benachrichtigung über die neue Buchung.
• Die Patientin bekommt eine Bestätigung per E-Mail. Über den Link darin kann sie den Termin bis 24 Stunden vorher kostenlos absagen oder auf einen anderen freien Termin umbuchen, ohne anzurufen.
• Vor dem Termin erinnert lucar sie per E-Mail, in zwei Stufen, die du selbst einstellst.

Nach der Behandlung kannst du aus der Patientenakte heraus um eine Bewertung bitten: lucar schickt eine E-Mail mit deinem Google-Bewertungslink und einem Text, den du selbst formulierst.